Regolamento sui controlli interni

approvato con deliberazione del consiglio comunale n. 2 del 7 febbraio 2013

TITOLO I – DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE

Articolo 1 – Oggetto

1. Il presente regolamento disciplina, nell’ambito dell’autonomia organizzativa riconosciuta agli enti locali, l’organizzazione, le metodologie e gli strumenti previsti dal sistema dei controlli interni del Comune di Somaglia.
2. Quanto sopra esposto viene disciplinato in attuazione del disposto di cui al capo III, titolo VI, del decreto legislativo n. 267/2000 (TUEL) e dello statuto comunale, in deroga a quanto previsto dal decreto legislativo n.286/1999 ed in ossequio, invece, al principio di separazione tra funzioni di indirizzo e compiti gestionali, in proporzione alle risorse disponibili, ed al fine di garantire conformità, regolarità, correttezza, economicità, efficienza ed efficacia all’azione dell’Ente.

Articolo 2 – Sistema integrato dei controlli interni

1. Il sistema, in considerazione della dimensione demografica del Comune di Somaglia, risulta articolato nelle seguenti tipologie di controllo:
a) di regolarità amministrativa e contabile,
b) di gestione,
c) del permanere degli equilibri finanziari.
2. Il sistema dei controlli interni è disciplinato tenendo conto di quanto previsto nei seguenti atti di organizzazione interna adottati dall’Ente:
a) ciclo di gestione della performance di cui al vigente regolamento sull’ordinamento degli uffici e dei servizi;
b) sistema di valutazione della performance del personale dipendente;
c) regolamento di contabilità vigente;
d) regolamento disciplinante l’organizzazione ed il funzionamento dell’organismo indipendente di valutazione della performance.
3. Partecipano all’organizzazione del sistema dei controlli interni il segretario comunale ed i responsabili dei servizi. Le funzioni di indirizzo, coordinamento e raccordo interno tra le varie attività di controllo sono svolte dal segretario.
4. Le suddette attività di controllo sono integrate dai controlli di competenza dell’organo di revisione contabile secondo la disciplina recata dal TUEL e dal regolamento di contabilità e dall’organismo di valutazione secondo la disciplina recata dal Regolamento di Organizzazione degli Uffici e dei Servizi.
5. I soggetti che partecipano all’organizzazione del sistema dei controlli interni hanno cura di operare ed assicurare il necessario coordinamento delle disposizioni introdotte dal presente regolamento con le direttive contenute nel programma triennale della trasparenza e nel piano triennale di prevenzione della corruzione.
6. Nel caso in cui l’ente aderisca ad una Unione di Comuni l’attività di controllo interno può essere svolta in forma associata.

Articolo 3 – Finalità dei controlli

1. Il controllo di regolarità amministrativa e contabile ha lo scopo di garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa.
2. Il controllo di gestione ha lo scopo di verificare l’efficacia, l’efficienza e l’economicità dell’azione amministrativa, al fine di ottimizzare anche mediante tempestivi interventi correttivi il rapporto tra obiettivi e azioni realizzate, nonché tra risorse impiegate e risultati.
3. Il controllo sugli equilibri finanziari ha lo scopo di garantire il costante monitoraggio degli equilibri finanziari della gestione di competenza, della gestione dei residui e della gestione di cassa, anche ai fini della realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica determinati dal patto di stabilità interno, mediante l’attività di coordinamento e di vigilanza da parte del Responsabile del Servizio di Ragioneria, nonché l’attività di controllo da parte dei Responsabili dei Servizi.

TITOLO II – CONTROLLO DI REGOLARITA’ AMMINISTRATIVA E CONTABILE

Articolo 4 – Definizione

1. Il controllo di regolarità amministrativa è finalizzato a garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa attraverso il controllo sugli atti amministrativi e sulle proposte di atti amministrativi.
2. Ai fini del presente regolamento si intendono per:

  • Legittimità: l’immunità degli atti da vizi o cause di nullità che ne possano compromettere l’esistenza, la validità o l’efficacia;
  • Regolarità: l’adozione degli atti nel rispetto dei principi, delle disposizioni e delle regole generali che presiedono la gestione del procedimento amministrativo;
  • Correttezza: il rispetto delle regole e dei criteri che presiedono le tecniche di redazione degli atti amministrativi.

3. Il controllo di regolarità amministrativa si svolge nel rispetto del principio di esclusività della responsabilità dirigenziale per la quale i funzionari sono responsabili in via esclusiva, in relazione agli obiettivi assegnati, della legittimità, della regolarità e della correttezza nonché dell’efficienza della propria attività.
4. Il controllo di regolarità amministrativa è svolto nel rispetto del principio di autotutela che impone all’Amministrazione il potere-dovere di riesaminare la propria attività e i propri atti con lo scopo di cancellare eventuali errori o rivedere le scelte fatte, al fine di prevenire o porre fine a conflitti, potenziali o in atto, nel pieno e continuo perseguimento dell’interesse pubblico.

Capo I – Controllo preventivo

Articolo 5 – Controllo preventivo e successivo

1. Il controllo è preventivo quando si svolge nella fase di formazione dell’atto; successivo quando interviene a seguito dell’intervenuta efficacia dell’atto che, di norma, segue alla sua pubblicazione.
2. Il controllo di regolarità contabile è solo di tipo preventivo; quello di regolarità amministrativa è anche di tipo successivo.

Articolo 6 – Controllo preventivo di regolarità amministrativa

1. Nella fase di formazione delle proposte di deliberazione giuntali e consiliari, il responsabile del servizio competente per materia, avuto riguardo all’iniziativa o all’oggetto della proposta, esercita questa forma di controllo allorché rilascia il parere di regolarità tecnica attestante, ai sensi dell’articolo 49 del TUEL, la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa.
2. Su ogni proposta di deliberazione che non sia mero atto di indirizzo deve sempre essere apposto il parere in ordine alla regolarità tecnica da parte del responsabile del servizio interessato; detto parere è richiamato nel testo della deliberazione ed allegato, quale parte integrante e sostanziale, al verbale della stessa.
3. Per ogni altro atto amministrativo, il responsabile del servizio procedente esercita il controllo di regolarità amministrativa attraverso la stessa sottoscrizione dell’atto.

Articolo 7 – Controllo preventivo di regolarità contabile

1. Nella fase di formazione delle proposte di deliberazione giuntali e consiliari, il responsabile del servizio ragioneria esercita questa forma di controllo allorché rilascia il parere di regolarità contabile attestante, ai sensi dell’articolo 49 del TUEL, la regolarità contabile dell’azione amministrativa.
2. Su ogni proposta di deliberazione giuntale e consiliare, che non sia mero atto di indirizzo e che comporti riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell’ente, deve sempre essere richiesto il parere del responsabile del servizio ragioneria in ordine alla regolarità contabile; detto parere è richiamato nel testo della deliberazione ed allegato, quale parte integrante e sostanziale, al verbale della stessa.
3. Nella formazione delle determinazioni e di ogni altro atto che comporti impegno contabile di spesa il responsabile del servizio ragioneria esercita il controllo di regolarità contabile attraverso l’apposizione del visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria che viene allegato, quale parte integrante e sostanziale, al provvedimento cui si riferisce.
4. Il parere e l’attestazione previsti dai commi precedenti sono rilasciati, dal responsabile del servizio ragioneria, secondo le modalità e nei termini previsti dal vigente regolamento di contabilità dell’ente.

Articolo 8 – Garanzia di continuità del controllo preventivo di regolarità amministrativa e contabile

1. In caso di assenza dei soggetti di cui ai precedenti articoli 6 e 7 i controlli preventivi di regolarità amministrativa e contabile sono effettuati dai soggetti a ciò designati nel vigente regolamento per il funzionamento degli uffici e dei servizi, ove presenti.
2. In caso di assenza anche dei soggetti di cui al comma precedente i prescritti controlli sono svolti dal Segretario Comunale , in relazione alle sue competenze.

Articolo 9 – Responsabilità

1. I soggetti di cui agli articoli precedenti rispondono, in via amministrativa e contabile, dell’attività di controllo effettuata e dei conseguenti pareri rilasciati.
2. Giunta e Consiglio Comunale, qualora non intendano conformarsi ai pareri di regolarità tecnica o contabile, devono darne adeguata motivazione riportata nel testo della deliberazione.
3. Fermo restando la responsabilità dei soggetti di cui al precedente comma 1 i responsabili dei singoli procedimenti rispondono, a loro volta, della completezza dell’istruttoria e della regolarità e correttezza delle fasi procedimentali di loro competenza.

Capo II – Controllo successivo

Articolo 10 – Nucleo di controllo

1. Il controllo successivo di regolarità amministrativa viene svolto sotto la direzione del Segretario Comunale, con la collaborazione del responsabile del servizio ragioneria, e con il supporto esterno dell’organo di revisione contabile, ove richiesto.
2. Il nucleo di controllo è unipersonale, composto dal solo Segretario Comunale; questi, peraltro, può individuare un secondo componente, rispondente al requisito di indipendenza come di seguito descritto, per l’esame di particolari categorie di atti che richiedano competenze tecniche specifiche.
3. Il nucleo di controllo, come sopra costituito, può assegnare l’istruttoria dell’attività di controllo a personale, di qualifica adeguata, appartenente a settori diversi da quello di cui al comma 1.
4. Il controllo successivo è improntato al rispetto dei seguenti principi:
a) indipendenza: del controllante rispetto agli atti sottoposti a controllo;
b) imparzialità: sottoposizione a controllo di atti di tutti i settori in cui è suddivisa l’operatività dell’Ente;
c) tempestività: il controllo deve essere svolto in tempi ragionevolmente ravvicinati rispetto alla data di adozione degli atti ad esso sottoposti;
d) trasparenza: il controllo deve avvenire secondo regole chiare, condivise dai responsabili di settore ed in base a parametri predefiniti.
5. Questa forma di controllo è organizzata al fine di perseguire i seguenti obiettivi:
a) il costante monitoraggio della regolarità e correttezza delle procedure e degli atti adottati dall’Ente;
b) il miglioramento della qualità complessiva degli atti amministrativi;
c) la creazione di procedure omogenee e standardizzate, rivolte alla semplificazione ed all’imparzialità dell’azione amministrativa;
d) il sollecito esercizio del potere di autotutela, da parte dei responsabili dei settori interessati, in caso vengano ravvisati gravi vizi;
e) lo svolgimento di un effettivo coordinamento dei settori dell’Ente.

Articolo 11 – Oggetto del controllo

1. Il nucleo di controllo sottopone a controllo successivo almeno due volte all’anno le determinazioni di impegno di spesa, i contratti e gli altri atti amministrativi dell’Ente tra cui, in particolare, le ordinanze, le autorizzazioni e le concessioni di varia natura.
2. L’estrazione degli atti da sottoporre a controllo avviene tramite sistema informatico con procedura standardizzata estraendo dall’elenco degli atti o dai relativi registri, secondo una selezione casuale, un numero di atti, per ciascun settore pari alla percentuale indicata al comma 6.
3. Il segretario comunale ha cura di verificare l’attività di ogni servizio in cui si articola la struttura organizzativa dell’ente. Sono in ogni caso sottoposte a controllo successivo le determinazioni di impegno relative ad affidamento di appalti di lavori, beni e servizi superiori alla soglia comunitaria.
4. Ai fini dello svolgimento del controllo di regolarità amministrativa in fase successiva, la verifica circa la legittimità, la regolarità e la correttezza degli atti e dell’attività è svolta facendo riferimento a:

  • Normativa e disposizioni comunitarie, statali, regionali e comunali in materia di procedimento amministrativo;
  • Normativa e disposizioni comunitarie, statali, regionali e comunali in materia di pubblicità e accesso agli atti;
  • Normativa e disposizioni comunitarie, statali, regionali e comunali di settore;
  • Normativa in materia di trattamento dei dati personali;
  • Normativa e disposizioni interne dell’ente (Statuto, regolamenti, delibere e direttive…)
  • Sussistenza di cause di nullità o di vizi di legittimità;
  • Motivazione dell’atto;
  • Correttezza e regolarità, anche con riferimento al rispetto dei tempi e dei termini del procedimento;
  • Coerenza in relazione agli scopi da raggiungere e alle finalità da perseguire;
  • Osservanza delle regole di corretta redazione degli atti amministrativi;
  • Comprensibilità del testo

5. Per ogni controllo effettuato viene compilata una scheda con l’indicazione sintetica delle verifiche effettuate e dell’esito delle stesse, secondo il modello allegato al presente regolamento.
6. Entro il mese di gennaio, il Segretario Comunale, sentiti i responsabili di settore, stabilisce un piano annuale dell’attività di controllo prevedendo, al suo interno, la sottoposizione a verifica di almeno il 5% delle determinazioni di impegno di spesa e dei contratti di importo superiore a 10.000 euro, oltre ad un ragionevole numero di atti amministrativi pari, almeno, al 5% del numero totale.
7. Al fine di garantire lo svolgimento imparziale dell’attività di controllo il Segretario Comunale presenterà, ad inizio esercizio, ai responsabili di settore, l’attività di controllo programmata ed i parametri di riferimento o standards che verranno, da questa, utilizzati sulla base di un apposito piano di auditing approvato dal Segretario.

Articolo 12 – Risultati dell’attività di controllo

1. Il Segretario Comunale descrive, in apposita relazione annuale il numero degli atti e dei procedimenti esaminati, i rilievi sollevati ed il loro esito. La relazione si conclude con un giudizio sugli atti amministrativi prodotti da ciascun settore dell’Ente e le relative indicazioni rivolte ai responsabili degli stessi.
2. Entro trenta giorni dalla chiusura dell’esercizio, il Segretario trasmette la relazione al Sindaco, al Consiglio Comunale, all’organo di revisione e agli organi di valutazione dei risultati dei dipendenti come documenti utili per la valutazione.
3. Qualora, invece, nel corso dell’esercizio, l’attività di controllo permetta di riscontrare irregolarità, ovvero l’atto sottoposto a controllo risulti affetti da vizi di legittimità, il Segretario Comunale procede alla tempestiva segnalazione al soggetto che ha adottato l’atto oggetto di controllo, affinché il medesimo proceda, in sede di autotutela, all’annullamento, alla convalida o alla rettifica dell’atto.
4. Qualora, infine, il Segretario Comunale rilevi gravi irregolarità tali da perfezionare fattispecie penalmente sanzionate, trasmette apposita relazione all’ufficio competente per i procedimenti disciplinari, alla Procura presso la Sezione Regionale della Corte dei Conti ed alla Procura presso il Tribunale.

TITOLO III – CONTROLLO DI GESTIONE

Articolo 13 – Coordinamento con la normativa interna – Finalità

1. Il controllo di gestione è disciplinato, per le parti compatibili con il presente regolamento, dal vigente regolamento di contabilità; la natura, la tipologia, i parametri di riferimento degli obiettivi gestionali da assegnare ai settori, invece, trovano la propria disciplina nel vigente sistema di valutazione permanente della performance del personale dipendente.
2. La disciplina del controllo di gestione riportata nel presente regolamento integra e sostituisce le parti, con essa incompatibili, presenti nel vigente regolamento di contabilità.
3. Il controllo di gestione assume le caratteristiche del controllo funzionale riferito all’intera attività dell’Ente, rivolto al perfezionamento e migliore coordinamento dell’azione amministrativa, con il fine di conseguire maggiore efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa, nonché maggiore economicità della spesa pubblica locale.
4. La procedura del controllo di gestione viene svolta, sul piano temporale, in concomitanza allo svolgimento dell’attività amministrativa che ha la funzione di orientare; detta forma di controllo, inoltre, è rivolta alla rimozione di eventuali disfunzioni dell’azione dell’Ente ed al perseguimento dei seguenti risultati:
a) il raggiungimento degli obiettivi con modalità più efficaci ed efficienti, in tempi minori, tenendo conto delle risorse disponibili;
b) l’imparzialità ed il buon andamento dell’azione amministrativa;
c) il grado di economicità dei fattori produttivi.

Articolo 14 – Struttura operativa

1. Il controllo di gestione è effettuato da una struttura operativa costituita dal segretario comunale e dal responsabile del Servizio Ragioneria del Comune in conformità alla struttura organizzativa dell’Ente. Il responsabile e coordinatore del servizio di controllo di gestione è il Responsabile del servizio Ragioneria che potrà avvalersi del personale del servizio nelle attività da espletare. Oltre all’utilizzazione dei dati contabili il sistema si avvale anche della elaborazione di eventuali dati extracontabili al fine della misurazione dei parametri ed obiettivi e del loro stato di avanzamento.
2. Ogni Funzionario Responsabile dovrà individuare all’interno del proprio Servizio un referente che avrà cura di rilevare e trasmettere i dati e le informazioni necessarie per l’efficiente gestione del sistema del controllo di gestione anche al fine di realizzare i report o referti con la periodicità stabilita annualmente dalla Giunta Comunale.

Articolo 15 – Fasi del controllo di gestione

1. Il controllo di gestione ha come orizzonte temporale l’esercizio; conseguentemente assume quale documento programmatico di riferimento il Piano Esecutivo di Gestione (P.E.G.) il quale, a sua volta, deve essere approvato in coerenza con il bilancio di previsione e con la relazione previsionale e programmatica; nel P.E.G. sono unificati, organicamente, il Piano Dettagliato degli Obiettivi (P.D.O.) ed il Piano della Performance.
2. Il controllo si sviluppa nelle seguenti fasi:
a) la fase di predisposizione ed approvazione, da parte della giunta comunale, del Piano Esecutivo di Gestione, come sopra descritto, il quale deve prevedere, con riferimento agli obiettivi gestionali assegnati a ciascun servizio in cui sono suddivise le aree funzionali dell’Ente, indicatori di qualità e quantità adeguati, target e parametri economico-finanziari;
b) la fase di rilevazione dei dati relativi ai costi ed ai proventi, nonché ai risultati raggiunti in riferimento agli obiettivi assegnati ai singoli servizi e centri di responsabilità;
c) la fase di valutazione dei dati sopra riportati in rapporto ai valori ed agli obiettivi attesi dal P.E.G., al fine di verificare lo stato di attuazione e misurare l’efficacia, l’efficienza e il grado di convenienza economica dell’azione intrapresa da ciascun servizio;
d) la fase di elaborazione di, quantomeno, un referto intermedio riferito all’attività complessiva dell’Ente ed alla gestione dei singoli servizi e centri di costo nel corso dell’esercizio, di norma predisposto in occasione delle verifiche intermedie, previste dal vigente sistema di valutazione della performance del personale dipendente, da parte dell’ organismo indipendente di valutazione della performance e, in ogni caso, prima della verifica consiliare circa lo stato di attuazione dei programmi di cui all’art. 193 del TUEL;
e) la fase di elaborazione, sulla scorta di quanto previsto alla lettera precedente, degli eventuali interventi correttivi da intraprendere;
f) la fase di accertamento, al termine dell’esercizio, del grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati, dei costi riferiti a ciascun servizio e centro di costo e, laddove possibile, dei costi riferiti a ciascuna unità di prodotto;
3. Le attività di cui alla lettera f) del comma precedente sono riportate nel referto conclusivo circa l’attività complessiva dell’Ente, di ciascun servizio e centro di costo, che viene predisposto a seguito dell’acquisizione, da parte della struttura operativa, della relazione finale elaborata dai vari responsabili di settore; detto referto, così come quello di cui alla precedente lettera d), viene trasmesso ai responsabili di settore, all’organismo indipendente di valutazione della performance ed alla giunta comunale per quanto di competenza.
4. Il referto conclusivo del controllo di gestione viene trasmesso alla sezione regionale di controllo della Corte dei Conti.

TITOLO IV – CONTROLLO SUGLI EQUILIBRI FINANZIARI

Articolo 16 – Coordinamento con la normativa interna

1. Il controllo sugli equilibri finanziari è disciplinato dal regolamento di contabilità; i successivi articoli del presente regolamento integrano, in forma espressa, il vigente regolamento di contabilità.

Articolo 17 – Direzione e coordinamento del controllo sugli equilibri finanziari

1. Il responsabile del servizio ragioneria, con la vigilanza dell’organo di revisione, dirige e coordina il controllo sugli equilibri finanziari; a tale fine è supportato dal personale del servizio che, costantemente, monitora il permanere degli equilibri finanziari.
2. Il controllo sugli equilibri finanziari è svolto nel rispetto delle disposizioni dell’ordinamento finanziario e contabile degli enti locali, delle norme che regolano il concorso degli enti locali alla realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica, nonché delle norme di attuazione dell’articolo 81 della Costituzione.
3. Partecipano all’attività di controllo l’organo di revisione, il segretario comunale, la giunta ed i responsabili di area.

Articolo 18 – Fasi del controllo

1. Il responsabile del servizio ragioneria, almeno due volte all’anno ed alla presenza del Segretario Comunale, presiede una riunione cui partecipano i responsabili degli altri servizi in cui è strutturato l’Ente, nella quale vengono esaminati, collegialmente e distintamente per ogni centro di responsabilità:
a) l’andamento della gestione di competenza (accertamenti/impegni) dei capitoli affidati con il Piano Esecutivo di Gestione;
b) l’andamento della gestione dei residui attivi e passivi con la verifica circa la sussistenza del titolo giuridico del credito/debito;
c) l’andamento della gestione di cassa con particolare rilievo alle entrate a specifica destinazione. Tale verifica dovrà proiettarsi fino alla chiusura dell’esercizio, considerando anche l’evoluzione degli incassi e dei pagamenti che si perfezioneranno nel periodo di riferimento.
2. Sulla scorta delle informazioni raccolte, il responsabile del servizio ragioneria redige una relazione conclusiva per Sindaco, Giunta Comunale e organo di revisione, con la quale viene illustrata la situazione complessiva degli equilibri finanziari dell’Ente anche ai fini del rispetto dei vincoli di finanza pubblica previsti dal patto di stabilità interno.
3. L’organo di revisione, nei successivi 15 giorni, esprime eventuali rilievi sulla relazione di cui al comma precedente.
4. La Giunta Comunale prende atto del permanere degli equilibri finanziari e degli atti di cui ai due commi precedenti, nella prima seduta utile, con propria deliberazione.
5. Qualora, invece, la gestione di competenza o dei residui, delle entrate o delle spese, evidenzi il costituirsi di situazioni tali da pregiudicare gli equilibri finanziari o l’obiettivo del patto di stabilità, il responsabile del servizio ragioneria procede, senza indugio, alle segnalazioni di cui all’art. 153 comma 6 del TUEL.
6. Le verifiche di cui al presente articolo terranno conto anche delle implicazioni finanziarie e patrimoniali sul bilancio comunale derivanti dall’andamento economico/finanziario degli organismi gestionali esterni.

TITOLO V – NORME FINALI

Articolo 19 – Entrata in vigore, abrogazioni

1. Il presente regolamento entrerà in vigore lo stesso giorno in cui diverrà esecutiva la deliberazione consiliare di approvazione.
2. L’entrata in vigore del regolamento determinerà l’abrogazione di tutte le altre norme regolamentari in contrasto con lo stesso.

Allegati